ייעוץ ארגוני – גישת הנשר
הייעוץ הארגוני מחייב מבט מגובה הציפור על הארגון, תוך צלילה אל פרטי הפרטים ברמת הפעילות הבודדת.
מיהו הנשר? הנשר הוא מועצת המנהלים, היועץ הארגוני, יחידת הביקורת, הרגולטור וכל גוף שמתפקידו לשמור על האינטגרציה של כלל הארגון ואינו נמצא במוטת הניהול השוטף של הארגון.
עצמאות הנשר, הנשר חייב להיות עצמאי ובלתי תלוי בגורמים האופרטיביים של הארגון, מנהלים, עובדים, בעלי מניות.
מעוף הנשר – המראה הנגלה מלמעלה הוא שונה לגמרי מהמראה אותו אנחנו חווים בין הרחובות והסמטאות. מלמעלה אפשר לראות את הזרימה, התנועה, את נקודות העומס והפקקים, את מספר המהומות, הדלקות, את אזורי ההתקהלות והאזורים השקטים. ומה לא…
היתרון של הנשר – היכולת לאתר את המוקדים אליהם הוא בוחר לצלול ואת יכולת הצלילה אל הקרקע, ביצוע פעולה. וחזרה אל על.
יישום גישת הנשר בייעוץ ארגוני.
אבחון ארגוני –
- כשלב ראשון יש "לצלם את הארגון" ממבט על , תוך הצבעה על האסטרטגיה של הארגון, המבנה הארגוני, זיקה בין גורמים מחוץ ובתוך הארגון. התוצאה תתבטא בשרטוט מרובה ריבועים וקשרים מה שיזכיר מבט על של עיר. הצילום חייב להיות אובייקטיבי, מדוייק שאין עליו עוררים, באשר הוא יהיה הבסיס לתהליך כולו.
- ZOOMING – למבנה הארגוני , משצילמנו את מפת הארגון , הנשר יצפה במפה כולה, יאתר ויסמן את אותם אזורים אליהם יצלול כדי לבצע צילום תקריב. התקריב מבחינתנו הוא ראיונות עם כל עובד וגורם בארגון החל במנכ"ל וכלה באחרון העובדים. תוך התמקדות במספר תפוקות מתהליך הריאיון:
- ניתוח עיסוקים של העובד.
- תאור התפקיד, כפיפויות, נושאים באחריות, משימות ומטלות.
- תהליכים בהם מעורב
- כשלים מנקודת מבט העובד המרואיין.
- ZOMMING – לתהליכי עבודה מרכזיים – איתור תהליכי העבודה המרכזיים, נתיבי זרימת המידע בארגון, נתיב קבלת ההחלטות.
- תאור כלי הניהול והתעבורה של מידע בארגון.- מערכת הטפסים בארגון, מערכות האחסון של המדע, מערכות המחשוב והתקשורת בין העובדים בתוך הארגון ומחוץ לארגון. פורטלים, מערכות ERP ו CRM, DATABASE בתוך הארגון או מחוץ לארגון (כגון מאגר רישום האוכלוסין).וכד'.
- סיום הצילום – עד כאן יש לנו צילום אמין ושלם של הארגון, אין הבעת דיעה על בעיות בתפקוד הארגון ובוודאי לו פתרונות !
כוחו של צילום טוב – הוא שעם הצגתו ללקוח, נשוא הצילום, יצופו מרבית הכשלים בארגון, ועימם גם הפתרונות. יתרה מזו, הלקוח עצמו יידע להצביע על הכשלים.
הצלם, במקרה הזה הוא הנשר/היועץ הארגוני.
ניתוח כשלים בארגון
- דיונים בתוך הארגון, המתמקדים ל 3 נתיבים \ רמות
- המבנה הארגוני – והצבעה על תפקידים כפולים, כפיפויות למספר גורמים, תפקידים מפוצלים, בעלי תפקידים שאינם תואמים את תאור ודרישות התפקיד, אי יישום המבנה הארגוני מול האסטרטגיה הארגונית.
- תהליכי העבודה – והצבעה על תהליכים פגומים, תהליכים כפולים ומפוצלים, תהליכים עם התחלה ללא סיום ברור. תהליכי LOOP בתוך הארגון. תהליכים שאינם רלוונטיים יותר ואינם מבוצעים יותר, או הדרישה לביצועם היא מינימלית. לרבות, תהליכים שנצפו ממעוף הנשר כמוקד לחסימות בתהליך, בעיתיים במיוחד.
- כלי ניהול – שאינם מותאמים לאסטרטגיה ולהיקף הארגון, שאינם מותאמים לחידושים קיימים, כלי ניהול בהם נעשה רישום כפול ומשולם על ידי גורמים שונים בארגון, אי ניצול מאוחד של DATABAE-ים קיימים .
מטרת הדיונים בתוך הארגון על אבחון המצב הקיים, וניתוח הכשלים :
- להציף ולייצר ניתוח, דיון, מודעות של היחידים בארגון.
- כאשר הדיון והמודעות נעשית ע"י יחידי הארגון נזרעים הזרעים שבעתיד יקלו על תהליך הטמעת השינוי.
שלב גיבוש ההמלצות.
הנשר סייע לנו לראות את תמונת המצב ממעוף הציפור, נחת לקרקע אל אותם מקומו בעייתים, האיר לנו אותם והשאיר תמונה תלת מימדית של הארגון. שלב גיבוש ההמלצות יהיה בהתאם לאותו הסדר בו החל כל התהליך.
שלב א' – ממעוף הנשר
- ממעוף הציפור נצייר עיר חשדה כאשר נקודת המוצא תהיה האסטרטגיה של הארגון – למה נועד, מה מטרותיו, לאילו אוכלוסיות הוא מכוון, מה הרמה של המוצר \ שרות אותה הארגון מעוניין לתת, האם לייבא או לייצר, וכד' שאלות המכוונות להגדיר את המרחב האסטרטגי של הארגון
- נגדיר את התכנון הארגוני – האגפים, המחלקות, היחידות, הצוותים.יחידות המטה, יחידות הקו. הלקוחות, הספקים, הגופים הפיננסיים בנקאיים. נקבל סידרה של קוביות, הנראות מלמעלה כתחילה של חלוקת עיר חדשה לאזורים פונקציונאלים שונים(מסחר,שרותים,שטח ירוק, מוסדות ציבור וכד').
קשרי גומלין בין האגפים, מחלקות,יחידות וכד', תוך התמקדות ביעדים ומטרות של של כל קוביה בתכנון החדש.
שלב ב' – ZOOMING
- צלילה ופרוט יתר של שלוש המימדים שנדונו בשלב א',דהיינו:
- העמקה בתיאור כל המרכיבים הרלוונטיים לעניין האסטרטגיה של הארגון ואספקת תכנית אסטרטגית.
- המבנה הארגוני – והפרוט ברמת התפקידים השונים. כפיפויות, תיאורי תפקיד, משימות מרכזיות, השתתפות בתהליכים.
- תהליכי העבודה – כניסה לפרטי פרטים של כל תהליך, תוך בחינת נחיצותו, אפשרות שילובו בתהליכים אחרים או פיצולו לתהליכי משנה. בתהליך יש פעילויות, לכל פעילות יש אחראי ביצוע, יש פעילויות מקדימות ופעילויות עוקבות.תאור הפעילות, המשאבים הנדרשים לפעילות. יש התחילה ויש הגדרה של סיום הפעילות.
- כלי הניהול, וזרימת המידע בארגון:
- – טפסים– הגדרת פורמת מייצג לכלל הארגון, רשימת טפסים, איחוד, ביטול ותכנון מחדש של טפסים קיימים. זכויות חתימה, וכד'
- – תוכנות מחשב –
- – כלי ניהול נוספים לשליטה ובקרה על כלל הארגון ברמת המטה וברמת
- יחידות הקו.
הטמעה והשמה של כלל תוכנית העבודה ראה\י התייחסות בדף עיקרי של ייעוץ ארגוני.